Zaman Yönetimi

Bulunduğunuz Sayfa: Anasayfa

Zaman Yönetimi

Zaman Yönetimi

Çarşamba, 07 Mart 2007

Yazının Diğer Sayfaları
Zaman Yönetimi
Sayfa 2

Sayfa 2 toplam 2

BÖLÜM 4

KENDİNİ DÜZENLEMEK

Günlük işleri düzenleyebilmeme yeteneğini kazanmanın yanında, yönetim hakkında öğrenmeniz gereken şeyler çocuk oyuncağı gibi kalır.

Yöneticinin verimini artırabilmek için, sesleri denetim altına almak gerekir. Büyük şirketlerde, bundan daha on yıl önce, araştırma ve geliştirme bölümlerini sessiz banliyölere taşımaya başladılar. Özellikle araştırma ile ilgili işlerde sessiz çevrenin önemi büyüktür. Rahatsız koltuklar, loş ışıklar, fiziksel yorgunluğa sebep oldukları için, iş verimini düşürebilir. Çalıma odasının aydınlatılmasında ışık eşit olarak dağıtılmalı, gölge yada yansıma oluşturulmadan masayı tamamen aydınlatmalıdır. Arkalığı olan rahat koltuklar, yöneticinin verimini artırması için yapılabilecek en iyi yatırımlardan biridir.

Dosyalama Sistemi: Kötü bir dosyalama sistemi, çalışanlar için sürekli, sinir bozan birşeydir. bilgi ararken zaman kaybına neden olur. Dosyalama elemanlarının işte bulunmaması durumunda, ortak bir sisteme duyulan ihtiyaç kendisini daha fazla hissettirir.

Uçak ve tren yolculukları, bir yöneticiye rahatsız edilmediği boş bir sure sağlanmalıdır. New York City’de çalıştığım yıllarda, bir trende ne kadar ne türde iş yapabileceğini bulmaya çalıştım Genellikle herkesin sadece bir şeyler okuduğunu, ya da uyuduğunu keşfettim.

Notlarla eli kolu bağlı bir işletmenin atardamarlarını tıkayan gereksiz kağıt akımıdır. Frank Nunlıst, bunu “kağıt ablukası”olarak tanımlıyor

Not denetimi de, form denetimi gibi envanteri gerektirir. Gecen ayın giren ve çıkan notlarını inceleyin. Kaçı gereksizdi?Kaçı daha kısa olabilirdi?Bu size, notlarla harcadığınız zamanı gösterecektir. Birçok yönetici, iş hakkında bir not yazmaktansa, o işi yaparak daha iyi çalıştığını keşfetmiştir.

Genellikle, hızlı okuma, kötü alışkanlıklarını yokederek, yerine iyi alışkanlıklar da kazandırmaktadır. Daha hızlı okuma için şu temel kuralları siz de uygulayabilirsiniz.

1.Her satır okurken başınızı soldan sağa çevirmeyin

2.Sözcüklerı okurken ağzınızı oynatmayın, ya da yüksek sesle söylemeyin.

3.Tekrar tekrar okumayın.

4.Okuma açınızı genişletin. her yeni satıra geçişte, tek tek sözcüklerle değil sözcük gruplarına bakın.

5.Kenardaki boşluklarla gözünüzü oyalamamak için, okumaya her satırın ikinci ya da üçüncü sözcüğüyle başlayın.

Anlayıp anlayamadığınızı ölçmek için kendinize, az önce okuduğunuz bir konu üzerinde birisine sorular sordurun. Bunu yapmanın daha iyi bir yolu da özellikle bu beceri üstüne hazırlanmış kitaplardan birini okumaktır. Bu kitaplarda, konuya ait testlerde vardır.

Seçici Okuma: Seçici okumanın üç genel kuralını şu şekilde açıklayabiliriz:

1. Kitabı okumadan önce içindekiler bölümüne bir göz atın.

2. Sonra onu baştan aşağıya çabucak bir gözden geçirin(örneğin 1 saat kadar) böylelikle yazarı ve üslubunu tanımış olursunuz.

3. İlgilendiğiniz konuları içerdiğini düşündüğünüz bölümleri dikkatle okutun.

BÖLÜM 5

KESİNTİLERİN ORTADAN KALDIRILMASI

Bir davranışın belirli bir kuralın çiğnenmesi olduğunu kabul etmek sorunu çözmez. Bu kuralın neden çiğnendiğini bulmakta gerekir. Aşırı çalışan gereğinden fazla ayrıntıyı sırtında taşıyan bir yöneticiye bütün bunları kendi hatası yüzünden olduğunu söylemek yetmez. İçinde bulunduğu güç durumu oluşturan marazi işlemi anlamaz ve bu, işlemin ilk belirtilerini fark etmeyi öğrenmezse kendini tekrar buna benzer güç durumlar içinde bulması kaçınılmaz olur.

Ziyaretçiler: Bir ziyaretçinin önemli bir iş için gelip gelmediğini bilmemek kapının pek çok açılıp kapanmasına yol açmaktadır.

Sekreterinize randevuları düzenleme sorumluluğu verin. Belirli kabul saatleri koyun ziyaretçilerle önce sekreteriniz konuşsun. Astın odasına siz gidin. Ziyaretçilerle odanızın dışında buluşun. Ayağa kalkarak konuşun. Sekreterinizin ziyaretleri denetlemesini sağlayın. Ziyareti zamanla sınırlayın. Belirli aralıklarla düzenli olarak buluşun.

Telefon: Ne gariptir ki zaman kazandıran en etkili aletlerden biri olan telefon aynı zamanda en büyük zaman tuzaklarından birisidir. Bu kadar yararlı bir araç neden kötüye kullanılmaktadır?Neden pek çok yönetici telefona hükmedeceğine onun kölesi haline gelir?

Hiç kimse bir doktor yada operatörden muayene yada ameliyat sırasında telefonlara cevap vermesini beklemez. Hiçbir jüri üyesi mahkemede iken telefonlara cevap vermez, hiçbir profesörden ders sırasında telefona cevap vermesi istenmez. Öyleyse yöneticilerden neden hep telefonun başında ve arayanın emrine amade olması bekleniyor.

Toplantılar: Neden grup toplantıları sorunları çözmede etkili olamaz bunun hem pratik hem de psikolojik pek çok nedeni vardır. Grup büyüdükçe bireyler arası iletişimi sağlamanın güçleşmesi bu nedenlerin başında gelir. Grup büyüdükçe toplantıya katılanların fikirlerinden yararlanma şansı azalır. Yönetici toplantıyı bitirememe durumunda kalır ve sorunlar çözülemez .

Aslında alışılmış toplantılardan önce genellikle ayak üstü konuşmalar yapılır, böylece konuşulacak olan meseleler hatırlanmış düşünceler tazelenmiş olur. Sorunu önceden tartışmak herkese konu üzerinde düşünme olanağı verir. Böylece toplantıya getirilmiş yeni fikirlere ve ciddi kararlara hazır olarak gelinir.

Bir toplantı sırasında zaman kaybetmek toplantıya zamanında girmemekle başlar. Bu sık sık şikayet edilen ama düzeltilemeyen bir hata olup bu konuda bir şeyler yapılması hiçte zor değildir.

Toplantının başında olan yönetici disiplinsiz kişilerin gruba yön vermesine izin verirse toplantılar asla zamanında başlamaz. Elbette vaktinde başlanılan bir toplantıya geç kalanlarda olacaktır. Toplantıyı zamanında bitirmek de önemlidir. Katılanlar başkanın toplantıyı zamanında bitirmekteki kararlılığını görür görmez kendilerini toparlayacak ve konuyu saptanan zamanda görüşeceklerdir.

Toplantıdan sonra en fazla zaman kaybettiren şeylerden biri alınan kararların tek tek yazılmamış olmasıdır. Başka bir zaman tuzağı da köyü yazılmış notlardır.

BÖLÜM 6

KARAR VERMEK

“En büyük zaman hırsızı kararsızlıktır!” diyor Charles Flory. Endişe o kadar yıkıcı bir şeydir ki, kişiyi daha günlük işlerine başlamadan yorar. Asıl kabul edilmesi zor olan, kötü bir kararın, hiç karar vermemekten daha iyi olduğudur.

Hata Yapma Korkusu: Haklı olmaktan sonra, en iyi şey haksız olmaktır; çünkü eninde sonunda bu sonuca varırsınız .Doğruyla yanlış arasında gidip gelirseniz tereddüde düşer hiçbir yere varamazsınız ama kesinlikle yanılıyorsanız doğru düşünmenizi sağlayacak bir olayla karşılaştığınız için kendinizi şanslı saymanız gerekir.

Bir hatanın sonuçlarından korkuyorsanız çekingen biri sayılırsınız. Her kararda risk vardır. Risksiz karar olmaz. İleri görüşlü şirket yönetimi risk alma işini destekler. İş hayatında en büyük kayıplardan biri yenilgi korkusuyla karar vermektir. hiç hata yapmayan kimse değerli ve işe yarar birşey de yapmıyor demektir. Hiçbir hata yapmayan bir işletme ya riski göze almıyordur yada ölüdür. Önemli olan hatalar değil onlardan alınan derslerdir.

Zaman Kullanımı: Karar açısından zamanın yönetimi çok önemlidir. Zaman sınırlaması konulmuş bir iş daima hızlı bitirilir. Zaman sınırlamaları mantıklı ve adil oldukları sürece iyi sonuç verirler.

İşe bitiş süresi koymanın en büyük sorunlarından biride gerçekçi olmayan zaman tahminleridir.

Favorilerim Arasında Ekle

Bookmark

Yorumlar (0) Add Comment