Toplantı Sanatı

Salı, 27 Şubat 2007

Yazının Diğer Sayfaları Toplantı Sanatı Sayfa 2 Sayfa 3 Sayfa 4 Sayfa 5 Sayfa 6 Sayfa 7 Sayfa 8 Sayfa 9 Sayfa 10 Sayfa 11 Sayfa 2 toplam 11 Bölüm 2: NEDEN VAZGEÇEMİYORUZ? İyi toplantılar için iyi örnekler gerekir. Başarılı guruplarda şu özellikler görünür -Her üye, kendi tarzına göre verimlidir, -Dürüst ve açıktırlar. başkalarını güç durumda bırakmadan doğruyu söylerler sorunlara olan ilgileri o kadar yoğundur ki, çoğu zaman gürültülü olur. eleştirilerden korkmazlar. -Toplantıdan sıkılmazlar, uyumludurlar -Kimse kimseyi küçük düşürmez -Gurup olarak başkalarını da yardıma çağırırlar Boşluğun Doldurulması: Önlerinde iyi bir örnek olmadan toplantıya gidenler, kaçınılmaz olarak kötü örnekler öğrendiklerini uygularlar. Bu durum yönetilenler için kötümser bir vakit, ölü bir sonuç ve cezalandırıcı bir nitelik taşır. Toplantıyla İlgili Boş İnançlar: Toplantıların ne olması gerektiği ve özellikle nasıl yönetilmesi gerektiğine ilişkin birkaç efsane vardır. Efsane 1: Başkan toplantının başarısından sorumlu olan kişidir. Başkan konunun çerçevesini çizip tempoyu belirlemek zorundadır. Toplantı yükünü toplantıya katılanların hepsi yüklenmelidir. Bu önemli bir noktadır. Efsane 2: Toplantının başarısı için başkanın sıkı denetimi şarttır. Böyle bir denetim dikkatle yapılmış bir plan gerektirir. Konuların sınırlarını ve konular arasındaki ilişkilerin sağlanmasını gerektirir. Aynı zamanda başkan bir trafik polisi gibidir. Konuşmalara o izin verir. Önerileri bir cümleyle kabullenilmez sonuçlara götürür. Bu fazla benimsenen bir usül değildir. Çünkü toplantıya katılanların fikirlerini alma yoktur. Bu katı denetim; 1-Katı bir gündem anlayışıyla yani başkan, katılanların gündemi belirlemede rol oynamalarına izin vermez. 2-Anayasal kurallarla olur ki bu da büyük toplantılar için gereklidir. Bunlar yasal yapısı olan toplantılar için geçerlidir. Ufak gruplarda ise verimliliğe engel olur. Efsane 3: Gurubun karara katılması her durumda geçerlidir. Aşırı denetim nasıl uygun değilse aşırı katılımda uygun değildir. Bazen aşırı katılım bir keşmekeşe dönüşebilir. Yöneticinin burada yaptığı hatalar şunlardır: -Herkesin mutlaka iştirak etmek istediğini sanır. Sonra “burda her şey konuşulabilir”diye herkese bir açık kapı açar. Fakat bir türlü kendi istediği kararı toparlayamaz. -Sınırlar çizili değildir. -En basit konuları dahi katılanlara sunar. Önemli konuları kendisi karara bağlar. -Toplantıda gurupların temsilcilerini seçip onlarla görüşmeyi akıl edemez. Bu şekildeki çoğulcu katılımlarda yönetici akıntıya karşı kürek çekmektedir. Katılım iyidir ama yönetim şarttır. Efsane 4: Herkes saygılı olursa toplantı mutlaka başarılı olur. Bazen katılanlar arasındaki yüksek gerilimi önlemek için yönetici onlara nezaketle davranır. Sonra katılanlar birbirine yapay iltifatlar yağdırır. Ama gerçek fikirler ortaya çıkmaz. Başkan toplantıya hakim olmadığından dolayı güçlü duygu ve görüşleri denetim altına alır. Kendini korur ve kalın bir kibarlık tabakasına bürünür. Efsane 5: Herkesle olumlu ve etkili ilişkilere girmek iyi yöneticiliktir. Güven ve açıklık, başkalarının adına konuşan ve karşılıklı yararların korunacağından emin olan küçük gruplardan daha iyi sonuç verir. Herkesle iyi ilişkilerde olmak iyidir ama bir toplantıda bunu yapmak zaman kaybıdır. Toplantılarda Oynanan “Oyunlar”: Bir gündeme bağlı olarak yapılarak toplantılarda psikolojik oyunlar oynanır. Fakat bunlar makul, mantıklı dürüst görüşler olarak görülür. -“Ne Müthiş Bir İnsanım”, Oyunu.-Günün mucizeleri: Herkes kendi tezgahında kendini mükemmel göstermekle meşguldür. Sorun çözme yoktur. -Ne güçlükler başardık: Günün mucizesini daha mükemmel göstermektir. -Ne kadar sıkı çalışıyoruz: Çoğunluğun sempatisini kazanmak, harcanan emeğe değer verenlerin de beğenisini kazanmak. Galip olan büroya veya işe ilk girip son çıkan olur. Halının altına süpürmek; Sorunları başarıyla halının altına itebilmek, gözardı etmektir Başkasının halısının altındakileri ortaya çıkarmaya çalıştığınızda misilleme olarak sizin halınızın altındakilerde ortaya çıkarılabilir. Suçlama Oyunları: Bu tür oyunlarda en iyi savunma hücumdur. -”Böyle yapmasalardı .....”; Olmamış olayın sorumluluğunu başkasına yüklemektir. -Çamur atmak: Bu oyunda “Evet ama .....” taktiğidir. En iyi iş bile çok kötü gösterilebilir. Toplantı asıl amacından sapıp atılan çamurun konu edildiği bir toplantı olmuştur. -Ateş et: Burada sorun görmezlikten gelinir ve karşılıklı atışma başlar. -Seni kıstırdık: Hata yapanın üzerine çullanılır. -Küt-Pat: Açıktan saldırı, yumruklar bile konuşabilir. Acındırma Oyunları: Kendini yere atarak saldırının etkisinden kurtulmaktır. Burada “Zavallı ben” portresi vardır. Bu oyun türüne birkaç örnek; -Beni tekmele: Yukarıdakine benzer bir oyundur. -Soluksuz kalan patron: Kişinin herşeyi hallediyormuş gibi görünmesi ama aslında öyle olmayışıdır. İhtiyaç sahiplerine sana bunları yapacaktım ancak görüyorsun çok meşgulüm .Bunların ötesinde asıl oyun işler karşısında kendi kendimizi yönetip gerçekleri kabullenmek ve işleri çözmektir. Başarımızı Engelleyen Saplantılar: Her grubun bazı şeyleri değiştirmek için bir ilk adımı vardır. Ancak bunu atmak pek zordur. Çünkü ilk adımın sonucuna ilişkin bazı yersiz önyargıları vardır. Bu, cesaretlerini kırar. Kendilerinin güçsüz olduğu saplantısına kapılırlar. Katı alt ve üst ilişkilerinin bulunduğu yerlerde kişiler verimli görüşlerini anlatma cesaretinden yoksun olurlar. Toplantılara Katılmasaydık Daha İyi Yönetirdik: Bazı insanlar toplantı tutkunu haline gelir. Vakitlerinin çoğu bu toplantılara koşturmakla geçer. Bu durum alınan kararların harekete geçirilmesini geciktirir. Kişinin bu olumsuzları düşünmesi bile kimi zaman onu toplantı bağımlılığından kurtaramayabilir. Daha İyi Toplantı İçin Kişisel Sorumluluk: Toplantıda neyin yanlış olduğunun farkına varmak bu işin başlangıcıdır. Sonra ya toplantıdaki bu durumlar değiştirilir, ya da olduğu gibi bırakılır veya toplantı terkedilir. << Önceki - Sonraki >>

 

< Önceki		Sonraki >