Toplantı Sanatı

Salı, 27 Şubat 2007

Yazının Diğer Sayfaları Toplantı Sanatı Sayfa 2 Sayfa 3 Sayfa 4 Sayfa 5 Sayfa 6 Sayfa 7 Sayfa 8 Sayfa 9 Sayfa 10 Sayfa 11 Sayfa 1 toplam 11 TOPLANTI SANATI Yazar : Richard J. DUNSİNG Yayınevi : İlgi Baskı : İstanbul / 1989 / 177 shf. GİRİŞ: Kitaba başlarken iki noktayı göz önünde bulundurdum: 1)Toplantıların çoğunlukla kötü ve ürkütücü bir niteliğe sahip olması 2)Toplantıların çok daha iyi olabileceğine olan inancım Toplantılara değişik sıfatlarla katıldım. yönetim danışmanı olarak katıldığımda nelerin değişebileceği hakkında kararımı verdim. Birinci bölümde sorunla ilgili farklı anlayışlar arasında bağıntı kurmaya çalıştım. ikinci bölümde yapılan düzenlemenin etkilerini araştırdım. Bu bölümde iş dünyasını guruplara ayırdım. Bu gruplar örnek olarak alınabilir. Bolüm 1: TOPLANTILAR NİÇİN BU KADAR TATSIZ? “Roma yanarken Neron lir çalıyordu”sözü hep aklımı kurcalamıştır. Yirmi yıllık tecrübem sonucunda şu sonuca vardım: Neron o sırada toplantıdaydı... Altı saatlik toplantı sonucunda iki kişinin midesine kramp girmiş, üç kişinin de uzun süre aynı durumda oturmaktan dizleri tutulmuştu. Şarap molası konusunda anlaşmaya varılmış ama diğer meseleler çozümlene-memişti. Şirket toplantılarının çoğu böyle geçer. Toplantılarda yaşanan en yoğun duygular, huzursuzluk, aşırı can sıkıntısı ve bıkkınlıktır. Aşağıdaki madde-ler toplantılardaki sıkıcılığı biraz hafifletebilir: . Neler olup bittiğini ve bunların nedenlerini anlayın . Toplantıların, katılanları nasıl etkilediğini görün . Olumlu ve olumsuz yanlarıyla birlikte elde hangi seçeneklerin bulunduğunu belirleyin Ne tür bir toplantı?: Burada çoğunlukla kendilerinden enerji, bağlılık ve yetenek isteyen birer işe sahip olan kişilerin katıldığı iş toplantılarından bahsedeceğiz. Bu katılımlarda gurup üyeleri, sorun çözme, hedeflerin ve önceliklerin belirlenmesi veya sadece karşılıklı ihtiyaçların, umutların, endişelerin birbirine aktarılması üzerinde dururlar. Şirket İlkelerini Yansıtan Toplantılar: Her toplantının, o işletmenin yönetim tarzı ve ilkeleriyle kaynaşmış kendine özgü bir dünyası vardır. Toplantının Boyutları: Toplantının boyutları yönetim tarzının boyutlarıyla sınırlıdır. Öyleyse toplantılar, bir işletmedeki yönetimin hemen her yönüyle ilgilidir. İşletmedeki genel yönetim tarzını etkileyen tüm faaliyetler ile toplantıları etkileyen faktörler aynıdır. Bu durum toplantıda yapılacak değişikliklerde dikkate alınmalıdır Toplantılara İlişkin Şikayetler: Gerek yönetenlerin gerekse sadece katılanların, işte bu “böyle gelmiş böyle gider”duygusundan ötürü toplantılardan zevk alamıyor ve başarılı olamıyorlar. Bazı şikayetler: - İnanır mısın bu hafta katıldığım dördüncü toplantı - Saat 12.30 da bitecekti. - Her şeyi bil, her şeyi gör ve haberdar ol - Patronun bu defa ne isteyeceğini bilen var mı ? - Neden hala başlayamıyoruz? - Henüz patron gelmedi Toplantı Maliyeti : Toplantılarda kaybedilen zaman ve toplantıya katılanların ücreti önemlidir. Diğer bir maliyet de toplantı havasının insan hayatına ya bir şeyler eklemesi veya ondan bir şeyler koparmasıdır. Eylemsizliğin Etkisi: Mektuplar, raporlar ve diğer belgeler masalarda yığılmaya başlar. Yani, depolama sureci başlar. Yönetici toplantıdan çıktığı zaman kendisiyle görüşmek isteyen bir sürü insan vardır. İşe yaramayan toplantıların hayatın bir parçası olduğunu kabullendiğiniz zaman tuzağa düşmüş olursunuz. Böyle yaparsanız sistemi tıkar, iş hayatının kalitesini düşürürsünüz.-Yöneticilik, değişmesi gereken şeylerin değiştirilmesi dir. Mevcut durumun yönetimi yöneticilik değildir-. Sonuçsuz Toplantı: Büyük bir enerji harcanır ama hedef yoktur. Katılanlar “aktifler”ve “pasifler”olarak iki gurupta ele alınabilir. Aktifler sessizliği bozmaya çalışır, pasifler hiçbir şeye karışmak istemezler. Pasifler birini bularak onunla eğlenirler. Böylece sonuçsuz toplantıların eğlence yanı ağır basar. Aynı zamanda karşılıklı atışmalar vardır. Bir dönme dolap gibi, bitmek tükenmek bilmeyen daireler çizerek sürüp giden bir toplantı, ilgisiz konuşmalar ve eleştirilerle sonuçsuz kalmaya mahkumdur. Toplantı Yerine Geçen Yöntemler: Yönetici, başkaları arcılığı ile çözüme ulaşan kişidir. Toplantı, aşağıdaki iletişim araçlarından biridir - İstatistik bilgiler ve raporlar - Notlar, mektuplar ve yazıyla iletilen diğer bilgiler - Telefon konuşmaları - Toplantılar - Karşılıklı konuşmalar Eldeki bu seçenekler duruma göre değerlendirilmelidir. Karşılıklı konuşma en etkili yoldur. Yönetici, toplantının amacını, katılan kişilerin yeteneklerini ve kendi yönetim tarzını anlamışsa toplantının ne zaman ve nasıl yapması gerektiğini bilir. Bütün bunları bilmiyorsa yanlış seçimler yapar ve sonuçsuz toplantıların ağına düşer. Hiç Toplanmazsak Ne olur? Bu hiç bir şeyi çözümlemez. Diğer yöntemleri çok iyi kullanmak gerekir ama sonra yine problem çıkar. Önceki - Sonraki >>

 

< Önceki		Sonraki >

ADnet Reklamları	Siz de reklam verin