Profesyonel Sekreterin El Kitabı

Salı, 27 Şubat 2007

Yazının Diğer Sayfaları Profesyonel Sekreterin El Kitabı Sayfa 2 Sayfa 3 Sayfa 4 Sayfa 5 Sayfa 6 Sayfa 7 Sayfa 3 toplam 7 BÖLÜM 3 TELEFON ÇAĞRILARI VE ZİYARETÇİLER Telefon Çağrıları Ve Ziyaretçilerle Profesyonel Biçimde İlgilenme Başka şirketten birisinin telefonda size davranış şeklinden hiç mutsuzluk duyduğunuz oldu mu? Elbette olmuştur. İş yaşamında en sık görülen yakınmalardan biri de telefonda kötü muamele görme gerçeğidir. Şirket hatları sürekli meşgul. Sekreter sizi yanlış insana bağlıyor. Kaba bir şekilde karşılanıyorsunuz. "Beklemeye" alınıp, sonra da unutuluyorsunuz. Bağlantı birden kesiliyor. Bütün bunların o şirket için sonucu: Çoğunlukla kızgın müşteriler. Peki, konum tersine çevrildiğinde - sizin şirketi aradıklarında ve sizinle konuştuklarında - durum nasıl? Telefonda daha iyi konuşma teknikleri: "Günaydın" ya da "iyi günler" diyerek başlayın ve sonra şirketinizin ismini ekleyin. Konuşurken ağzınızda yiyecek, sakız, kalem, vs. bulunmamasına dikkat edin. Çok kısa, yetersiz ve kaba cevaplar vermeyin Telefonun başından ayrılmayınız. "Beklemeye" aldığınız durumlarda, zaman zaman geri dönerek o kişiyi unutmamış olduğunuzu hissettirin. Eğer çok acil bir çağrı var ama patron toplantıdaysa, sakın toplantıyı bölmeyin. Not alıp, kendisine iletin. Eğer patronunuzla görüşmek isteyen biri arıyorsa, dışarda olduğunu söylemeden önce sakın o kişinin ismini sormayın.(Aksi takdirde, arayan kişi patronun görüşmek istemediğini ve kasten "perdelettiğini" sanarak gücenebilir.) Telefonda sesinizi değiştirmeyin. Patronunuz gerçekten de "perdelemenizi" isterse; yani görüşüp görüşmeme konusunda karar vermeden önce kimin aradığını bildirmenizi isterse, bunu karşı tarafa hissettirmemelisiniz. Arayan kişi önce kendini tanıtıyorsa ve siz de patronun görüşmek isteyeceğinden eminseniz, rahatlıkla patrona bağlayabilirsiniz. Diğer durumlarda ise, "Bir bakayım yerinde mi?" deyin ve (eğer tanımadığınız biriyse) arayan kişinin adını ve çalıştığı şirketi sorun. Görüşmeleri her zaman için karşı tarafın "Pat diye kapattı" izlenimine kapılmayacağı bir biçimde sona erdirmeye çalışın ve cevaplamakla o kişiye büyük bir iyilikte bulunuyormuşsunuz gibi bir tavır takınmayın. Ayrıca sizi işinizden alıkoyuyormuş muamelesi de yapmayın. Resmi Tanıştırmalar İki departman müdürü: Eğer iki müdürün de kuruluş içindeki konumu eşitse ve birinin diğerinden daha yaşlı olduğunu biliyorsanız, genç olanı yaşlı müdüre takdim edersiniz. İki ayrı grubu: Olabildiğince yaş ve rütbeye göre takdim etmeye çalışın. Bir kişiyi gruba: Orada bulunanları işteki rütbelerine göre takdim etmektir. Tanışma prosedürünün bir parçası olarak, rütbe ve konum ne olursa olsun el sıkışmak gerekir. Ve elbette ki karşı taraf ayakta ise siz de ayağa kalkmalısınız. En önemlisi de, ziyaretçi ismini söylediğinde aklınızda iyi tutun çünkü tanıştırmayı yaparken buna ihtiyacınız olacak. Program dışı gelen ziyaretçilerle ilgilenme: Bu ziyaretçiler ; satıcılar, şirket personeli patronunuzun ailesi veya arkadaşları olabilir. Siz patronun nasıl davranmanızı istediğini öğrenin ve ona göre davranın. Şirket personelinden patronla görüşmek isteten kişi patrondan daha kıdemliyse "perdeleme" yapmaya çalışmayın. Yabancı ülkelerden gelen ziyaretçilere özel ilgi: Onlara dostça davranın ama iş hayatının gerektirdiği gibi olun. Misafirler için oteller, toplantılar, ulaşım, vs ayarladıysanız, mutlaka konfirmasyon yapın. Gerekiyorsa rehber ve tercüman ayarlayın. Yabancılar söz konusu olduğunda hediye vermenin potansiyel bazı tehlikeleri vardır. Ülkenizde geleneksel olan hediyeler ve paketleri, hiç de istemediğiniz halde misafirinizin gelenek ve göreneklerine hakaret oluşturabilir. Bir Arap işadamının çocukları için hediye verilebilir ama eşi için hediye vermek uygun olmaz. Latin Amerika' da çoğu ürünler bulunmuyor veya çok yüksek vergi alınıyor. Örneğin bir mühendisle ilgileniyorsanız, cep hesap makinesi uygun olabilir. Çinli işadamları hediye verme olayını oldukça resmi bir iş olarak görürler. Çoğu hediyeler kanunen yasaktır. Bir Amerikalı işadamına hediye vermek için en uygun zaman Noel dönemidir. Japonya'da hediye vermek için beyaz kağıda sarmayın, ölümü çağrıştırır. Ortadoğu'da hediye olarak mendil vermeyin, ilişkiyi kopardığınız anlamına gelir. Kore'de hiç bir şeyi dört adet vermeyin, uğursuzluk getirdiği düşünülür. << Önceki - Sonraki >>

 

< Önceki		Sonraki >

ADnet Reklamları	Siz de reklam verin