Profesyonel Sekreterin El Kitabı

Salı, 27 Şubat 2007

Yazının Diğer Sayfaları Profesyonel Sekreterin El Kitabı Sayfa 2 Sayfa 3 Sayfa 4 Sayfa 5 Sayfa 6 Sayfa 7 Sayfa 2 toplam 7 BÖLÜM 2 DOSYALAMA TEKNİKLERİ Daha Etkili Ofis Uygulamaları İçin Dosyalama Strateji Ve Teknikleri: İyi işleyen bir dosyalama sistemi geliştirmenin birinci adımı öncelikle nelerin dosyalanıp, nelerin dosyalanmayacağını belirlemektir. Evrak yığınını azaltmak için kurallar: Masanızda evrak yığınının oluşmasına fırsat vermeyin Dosyalama için belli bir zaman ayırın Hemen dosyalanıp kaldırılması gerekmeyen evraklar için bir "bekleme dosyası" oluşturun. Birden fazla patron için çalışıyorsanız, hepsi için ayrı evrak rafları kullanın. Masanızın üzerinde veya yakınında bir "gelen evrak sepeti" bulundurun Dosyalama işinde bilgisayar kullanabilirsiniz Sisteminizi daha iyiye götürmenin yollarını aramaktan vazgeçmeyin. En Yaygın Dosyalama Sistemleri: Alfabetik Dosyalar: Klasör dolapları genellikle harflere bölünmüş indekslere göre hazırlanır. Klasörler isimlere ve konulara göre yerleştirilir. Yapacağınız tek şey, klasörün içinde isimlere ve konulara göre aynı harfli dosyaları toplamaktır. Sayısal/İşlevsel Doyalar: Eğer şirketiniz sipariş numarası veya herhangi bir türden belirleyici numara sırasına göre işlevleri ayırmışsa, sayısal dosyaları kullanmak sizin için en iyisi olacaktır. Numara listesi size dosya adını verir ve mükemmel bir çapraz referans belgesidir. Coğrafi Dosyalar: Bu türün dosyaları coğrafi konumlara göre tutulur. Yer isimleri satış bölgelerine göre alfabetik ya da sayısal olarak dosyalanabilir. Coğrafi dosyalar belirli bir bölgeye ne oranda iş yapıldığını gösterir. Kronolojik Dosyalar: Kron dosyanızda hepsi de tarihlerine göre yerleştirilmiş olarak şunlar bulunabilir: Patronunuzun saklanmasını istediği şirket ihbarnamelerinin yanısıra patronunuz için daktilo ettiğiniz her mektup, not, rapor, vs'nin birer nüshası. Ondalık Dosyalar: Ondalık yaklaşım kütüphanelerdeki uygulamaya benzer. Dosyalar 10'dan fazla olmamak üzere ana kategorilere veya başlıklara ayrılır. Bu başlıkların her birine 000 serisinden başlayıp, 900 serisinde biten üç haneli bir sayı verilir. Daha sonra bunlar da 10 sayısıyla başlayacak şekilde kendi içlerinde iki haneli alt başlıklara ayrılırlar. Dosyalar ve kullanılmalarıyla ilgili karşılaşacağınız en büyük sorunlardan biri, yerlerini bulmaya çalışırken ortaya çıkar. Bu sorunu çözmenin en iyi yolu evrak kayıt defteri kullanmaktır. Evrak kayıt defterinden örnek bir sayfa: Evrak Kayıt Defteri Tanım     Tarih     Gittiği yer Acme satış dosyası No:5578     12/2/96     Başkan Yrd, Denetçi, Hukuk Dep Teklif Mektubu No:8747     14/2/96     Pazarlama, Veznedar << Önceki - Sonraki >>

 

< Önceki		Sonraki >

ADnet Reklamları	Siz de reklam verin