Profesyonel Sekreterin El Kitabı

Salı, 27 Şubat 2007

Yazının Diğer Sayfaları Profesyonel Sekreterin El Kitabı Sayfa 2 Sayfa 3 Sayfa 4 Sayfa 5 Sayfa 6 Sayfa 7 Sayfa 1 toplam 7 PROFESYONEL SEKRETERİN ELKİTABI   Yazar : Cary COHEN Yayınevi : Rota Baskı : İstanbul / 1994 / 174 shf. BÖLÜM 1 PLANLAMA VE ORGANİZASYON Bilgi Edinme Yoluyla Planlama Ve Düzenleme: Düzgün işleyen bir ofis oluşturmanın anahtarı yapılacak işleri planlamaktır. Yapılacak işlerin planlanması, sorunların ortaya çıkmasını beklemeden sizin bir şeyler yapmanız anlamına gelir. Yani neyin yapılması gerektiğini öngörme, doğabilecek olası "dar boğazları" ve onlarla en iyi şekilde nasıl baş edilebileceğini teşhis etme demektir. Bunu yapmanın yolu yapılacak işler planlama listesi geliştirmektir. Yapılacak işler planlama listesini kullanmak için şu adımları izleyin: 1.Patronunuz için yapmak zorunda olduğunuzu düşündüğünüz en önemli görevleri belirleyin ve sıralayın. 2.Patronunuzun gereksimine göre her maddenin önem derecesini seçin ve "Önem" sütununa listeleyin. 3.Şimdi her bir maddeye bakın ve her işin alacağı zaman ve size çıkaracağı güçlük açısından sıralamayı yapın. Sıralama değerini "Zorluk" sütununa girin. 4.Son olarak, eğer varsa, sorunları "Düşünceler" sütununa yazın. Yapılacak İşler Planlama Listesi Yapılacak İşin Tanımı     Önem     Zorluk     Düşünceler Departman bütçe raporu     2     4     Geliştir Min. pers. Toplantısı     5     3      Otel rez. Ayarla     1     6     1 Nisan gezisi Telf. Değişiklik     4     1     Kontrol et Dosya sis.düzenle     3     2      Fax tamir     6     5      Bu uygulama ile iki sütunu sıralamaya sokmakla, size göre iş önceliği ile iş zorluğunun ille de aynı derecede olmadığını görebildiniz. Bir başka planlama aracı: Yapılacak işleri planlama sürecinde yardımını göreceğiniz bir başka araç da duvara asacağınız "Bir Bakışta Bütün Bir Yıl Takvimi" olacaktır. Bu takvimle bir bakışta bütün bir yılın günlerini görebilir ve yapılacak işler arasındaki muhtemel çakışmaları görebilirsiniz. Kişisel Değerlendirme: Kişisel değerlendirme, "kendini gerçekleştirme" programını başlatmanın temelidir. Kendinizi tanımanız, zayıf ve güçlü yönlerinizi, nelerden hoşlanıp nelerden hoşlanmadığınızı bilmeniz, potansiyel sorun alanlarını düzeltmek için gerekli becerileri kazanmanın anahtarıdır. Aşağıda sekreterlerin üzerine yüklenen stresin en önemli altı nedenini bulacaksınız. Bunların her biri iş performansı sorunlarına ve ilerleme eksikliği görülen alanlara yol açıyor olabilir. Bunları bilirseniz, kişisel değerlendirme çabalarınızın bir parçası olarak yeni yöntemler araştırabilir ve bu stres faktörlerini azaltabilirsiniz. Araya girme biçiminde rahatsız edilmeler Kötü çalışma koşulları Yetersiz İlerleme fırsatının olmayışı Kararlarda ortak edilmeyiş Yöneticilerle iletişim eksikliği Yetersiz ücret ve yararlanma Kişisel Değerlendirmenizin Gerektirdiği Sorular: . Davranışlarım işimde geri kalmama neden oluyor mu? . Diğerlerini motive etmek için övgü dolu sözler kullanıyor muyum? . İşimi iyi planlıyor muyum? . Fazlaca savunma pozisyonuna geçiyor muyum? . Çabuk darılıyor, kızıyor ve düşmanca tutum sergiliyor muyum? . Eleştirildiğimde olumsuz tepki gösteriyor muyum? . Kendime ve işime güvenim tam mı? . Anlaşılır ve net talimatlar veriyor muyum? . Telefonda iyi iletişim kurabiliyor muyum? . Müşterileri ve iş arkadaşlarım arasında etkili aracılık yapıyor muyum? . Sorun çıkarmadan "Hayır" diyebiliyor muyum? . Bilgi Değerlendiresi: . İşlerin daha düzgün yürümesine katkıda bulunmak için kendinizi daha iyi tanımanızın yanısıra ofisteki bilgi akışının da nasıl işlediği hakkında daha fazla bilgi edinmeniz gerekmektedir. Ofis içi bilgi akışının önemli bir kanalı haline gelmeniz için bazı ipuçları şunlardır: Hiç bir iş fildişi kulesinin yalnızlığında yürütülemez. Şu halde, patronunuzun aktif bir sekreteri ya da asistanı olarak ne olup bittiğini bilmek zorundasınız. İçinde yer alabileceğiniz iletişim biçimleri arasında ofis içi yazışmalar, müşterilerle yazışmalar, dosyalar, sevkiyat raporları, vs bulunabilir. Patronunuz ve siz "aynı dalga boyutunda" çalıştığınız sürece işyeriniz de iyi yağlanmış bir makine gibi çalışır. Bu demektir ki - o daha söylemeden! -onun ne düşündüğünü ve nasıl davranacağını bilmek zorundasınız. "Göreviniz bu" olduğu için sadece size söylenenleri yapmakla yetinmeyip, çalıştığınız iş ortamını iyi kavrayın. İş dilini, yani o işin gerektirdiği iş terminolojisini öğrenin. İşyerinizdeki diğer departmanların sorumluluk ve fonksiyonlarının ne olduğunu bilin. Önceki - Sonraki >>

 

< Önceki		Sonraki >

ADnet Reklamları	Siz de reklam verin